Dulce Sortilegio · Sistema de gestión
Estas son las preguntas que necesitamos responder con ustedes antes de cargar datos reales en el sistema. Algunas se contestan en un minuto; otras conviene verlas con calma en la reunión.
En sus hojas de reparto cada día tiene tres columnas: REQ (lo que pidió el cliente), CAR (lo que se le dejó) y RET (lo que devolvió). De cómo se lea la columna RET depende cómo el sistema cuenta el inventario, en qué momento nace la venta y cuánto debe cada cliente. Es la respuesta que más cambia el sistema, por eso va primero.
| Día | Se dejó (CAR) | Regresó (RET) |
|---|---|---|
| Lunes | 30 | — |
| Martes | 25 | 8 |
Ejemplo con una sola bodega y un solo producto.
Define si el pan que está en las bodegas se cuenta como inventario de ustedes.
Define en qué momento nace la deuda del cliente.
Cada destino afecta distinto al inventario y al costo.
Puede marcar varias.
Pueden convivir dos formas de venta; el sistema tiene que saber cuál aplica a cada cliente.
Sin estas respuestas no se puede cargar ningún dato real en el sistema.
Producción amasa de madrugada para la ruta de ese mismo día. El sistema necesita saber desde qué hora un registro ya pertenece al día siguiente.
El día de trabajo empieza a las : horas
Marca hasta cuándo un pedido entra en el plan de producción.
Los pedidos se cierran a las : horas del día
Ese día se cuenta el inventario y se anota lo que cada cliente ya debe, en soles y en producto. Desde esa fecha manda el sistema; hacia atrás, el papel.
Esta fecha la firma el dueño al final del cuestionario.
Fecha de inicio: / /
¿Quién cuenta el inventario ese día?
Cambiar el método después obliga a recalcular todo el historial.
Propuesta del diseño: los insumos (harina, azúcar…) se costean al precio promedio de lo comprado; cada tanda de pan, con lo que realmente costó producirla: insumos, mano de obra y gastos del local.
En el sistema, el producto (por ejemplo, Alfajor) es distinto de su presentación (paquete x6, paquete x10). El inventario y el costo se llevan por producto; el pedido y el precio, por presentación. En la tabla dejamos los nombres tal como aparecen en sus hojas: corrija, complete y agregue lo que falte.
El peso va en la etiqueta, la vida útil calcula sola la fecha de vencimiento y el precio arma la lista de precios.
| En la hoja dice | Producto | Presentación | Unid. por paquete | Peso neto (g o kg) | Precio de venta S/ | Vida útil (días) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Alfajor 10 | ||||||
| Alfajor 6 | ||||||
| Chancay | ||||||
| Condesa | ||||||
| Croissant | ||||||
| Empanada de queso 12 | ||||||
| Empanada de queso 6 | ||||||
| Hamburguesa | ||||||
| Hot dog | ||||||
| Masa pizza familiar | ||||||
| Masa pizza personal | ||||||
| Pan de molde clásico | ||||||
| Pan de molde familiar | ||||||
| Pan de molde integral | ||||||
| Pan de molde mediano | ||||||
| Pan de molde pequeño | ||||||
| Pan molido | ||||||
| Petipán | ||||||
| Rollos de canela | ||||||
| Tostadas clásicas | ||||||
| Tostadas integrales | ||||||
| Queque de zanahoria | ||||||
| Galletas/Chochispas | ||||||
Si solo cambia el tamaño, es una presentación; si cambia la receta, es otro producto.
| Grupo | Mismo producto, otro tamaño | Productos distintos | Comentario |
|---|---|---|---|
| Pan de molde: clásico, familiar, integral, mediano, pequeño | |||
| Masa pizza: familiar, personal | |||
| Tostadas: clásicas, integrales | |||
| Galletas/Chochispas: ¿uno o dos productos? |
Parece el punto de partida de la semana; queremos confirmarlo antes de usarlo.
El sistema va a pedir el motivo en vez de dejar la celda vacía.
Puede marcar varias.
Define si el sistema registra en paquetes y unidades a la vez.
Se registran como productos intermedios, con su propia receta y su propio costo.
Puede marcar varias.
Plazo de crédito normal: días
¿Límite de deuda por cliente? No Sí, de S/ Distinto por cliente
¿Clientes que pagan solo al contado? No Sí, aproximadamente
La app puede avisar al repartidor antes de dejar producto a un cliente atrasado.
Puede marcar varias.
El repartidor sube la foto del voucher; alguien tiene que validarla contra la cuenta.
Es la causa más común de que no cuadre la caja del repartidor.
Si quedan pendientes, ¿por cuántos días? días
La facturación electrónica se activa más adelante; el sistema ya guarda los datos que SUNAT va a pedir.
Puede marcar varias.
Repartidores:
Rutas:
Clientes activos:
La app permite registrar un cliente con foto de la fachada y su ubicación.
Define cuándo hace falta una segunda unidad o una segunda salida en el día.
Aproximadamente clientes por salida
clientes en meses
Puede marcar varias.
Sistema: Android iPhone
Con cuatro semanas o más, el sistema puede sugerir pedidos desde el primer día.
¿Qué se hace con un cliente que devuelve mucho?
Si sale del pan devuelto, la devolución no siempre es pérdida: es materia prima.
Puede marcar varias.
Una ruta cerrada no se modifica sola: alguien con autoridad decide reabrirla o ajustar.
De las recetas sale el costo de cada pan y los kilos de masa con que se reparten los gastos del local.
¿Nos pueden dar 2 o 3 recetas reales, con las cantidades tal como las usan en planta? Sí No
El sistema convierte solo de la unidad de compra a la de la receta.
Puede marcar varias.
El lote se forma con la fecha de producción, el turno y el producto.
Es el techo real de crecimiento: el plan de producción tiene que respetarlo.
Tanda de kg de harina (mínimo / máximo )
kg al mes No lo sabemos (se calcula desde las recetas)
Si no lo están, el 775 de la etiqueta actual es «prestado». Para uso interno existen códigos reservados que no chocan con ninguna otra empresa.
Es obligatoria en el rotulado para punto de venta.
Con esto el sistema puede responder cada mes si el negocio está ganando o perdiendo, y dónde.
¿Cuántas unidades salen a ruta?
Alquilada Propia
Si es alquilada: S/ por día semana mes
Si el repartidor paga con lo cobrado, el cierre de ruta tiene que descontarlo.
¿Se anota el kilometraje al cargar? Sí No
Gasto de combustible en una semana normal: S/
Si prefieren no escribir montos aquí, pueden entregarlos aparte.
| Área | N.° de personas | Forma de pago (mensual / jornal / destajo) | Monto aproximado S/ |
|---|---|---|---|
| Producción | |||
| Reparto | |||
| Ventas | |||
| Administración | |||
| Otra: |
Con los recibos de tres meses alcanza para calcularlo bien.
| Concepto | Monto mensual aprox. S/ | Comentario |
|---|---|---|
| Alquiler del local | ||
| Luz | ||
| Agua | ||
| Gas | ||
| Internet / teléfono | ||
| Arbitrios | ||
| Otro: |
Si es ambas, ¿cómo repartir alquiler y luz? Por metros cuadrados Por porcentaje: % tienda
Lo que pasa en la calle se registra siempre; una corrección de escritorio lleva control.
Desde unidades o desde S/
¿Quién aprueba?
Referencia del diseño: 30 minutos. La decisión es de ustedes.
minutos
Un celular que estuvo sin señal puede entregar registros del mes anterior.
Referencia del diseño: de 3 a 5 días. La decisión es de ustedes.
días
En ese horario se instalan las actualizaciones, sin interrumpir a nadie.
De las : a las : horas
Cada persona ve y hace solo lo que le corresponde a su rol.
| Nombre | Rol: Administrador · Producción · Almacén · Compras · Repartidor · Cobranza · Contabilidad |
|---|---|
Depende del motivo del traslado (venta, consignación, devolución), no del monto.
Contador: Teléfono:
Pueden entregarlos en papel, en foto o en Excel. Marque lo que ya entregaron.
Las respuestas de este cuestionario se cargan en el sistema tal como están escritas. Donde no hay respuesta, el sistema queda esperando: no se completa con un valor supuesto.
Fecha oficial de inicio del sistema: / /
Firma del dueño
Nombre
Fecha
Ya hay un prototipo de la pantalla para tomar pedidos en el celular. Estas preguntas no se responden en la reunión: se responden viendo a un repartidor usarlo con un cliente de verdad.
Todo lo que escriba se guarda solo mientras llena. Al terminar pulse Guardar información para dejarlo registrado como respuesta final; si después corrige algo, también queda guardado.
Para seguir llenándolo desde otro equipo, guarde este enlace:
Dulce Sortilegio · Cuestionario para cerrar el diseño · 22/09/2026